【我的走访日记】“我们多说些说细些,师生就能少跑些”

开栏的话:

  目前,党的群众路线教育实践活动正在我校如火如荼举行。继“学习教育、听取意见”后,我校党的群众路线教育实践活动已开始“查摆问题、开展批评”。几个月来,各单位深入调研,广听民意,坚持“边学边改,边查边改”,取得了明显成效。

  从今天起,校党委宣传部将在学校主页、校报等校内媒体上开设“我的走访日记——党的群众路线教育实践活动系列报道”栏目,派出多路记者,深入机关、院系,以记者的视角和感受,用文字和镜头记录各单位的工作作风及教育实践活动开展以来的点滴变化。若您的身边也有这样的变化和让您感动的作风,请联系我们,我们将第一时间派出记者进行采访,与广大师生分享这些变化和故事。

  本周,我们走进了学校机关的几个单位。


“我们多说些说细些,师生就能少跑些”

(9月23日上午,学生事务大厅,王安胜老师在为学生补办学生证)

地点:资产与后勤事务管理处事务管理科
时间:9月22日下午

  当我们走进事务管理科办公室时,该科科员魏丽华正在电脑前忙着“网上报修系统”的上线准备工作,宣传海报、使用手册、实施方案和业务流程图,把办公桌摆得满满当当。

  在魏丽华的电脑上,我们提前“目睹”了这一便民系统的“真容”。整个系统分成网上申请、审批处理、任务分配、服务受理、结案建档、服务评价、回访记录等环节。

  魏丽华说,相较于以前的电话报修,该系统投用后将在服务监控、流程清晰度等方面有一个大的提升。说着,他指着电脑上打开的系统演示图说,“系统启用后,只要报修信息被受理,师生就会看到负责维修的工程人员姓名和电话,可以直接和他本人联系。”

  “再比如,师生的报修信息过来,系统受理并指派工程人员后,会显示‘已受理’;若还没有指派,就显示‘未受理’。若维修完毕,系统也会显示‘维修完成’。这样,报修师生一目了然,清清楚楚。”

  魏丽华说,该系统预计于10月上旬投入运行,近期正在网上试运行检测,“即使是现在,一天也能接到十几个报修单。师生对我们的期望很大,这也是我们做好这个系统的最大动力!”

  全处“动作”:在党的群众路线教育实践活动中,资产与后勤事务管理处强化首问责任制和服务承诺制,设立征求意见箱及电子邮箱。梳理现行的资产管理、招投标管理、修缮工程管理等18项规章制度,理清常规业务流程18项,开发修缮工程信息化系统和网上报修系统,拟出台《厦门大学国有资产使用和处置管理暂行办法及实施细则》等9项新制度。


地点:学生处学生事务大厅
时间:9月23日上午

  上午9点半左右,位于南光四101的学生事务大厅已是一片忙碌——电话声此起彼伏,学生进进出出。事务大厅唯一的负责老师、被学生们称为“厅长”的王安胜在服务台后来回穿梭着,一边忙着接听各种咨询电话,一边不断解答前来办事学生的疑问。

  王安胜一直未顾上“理”我们,在忙了半个多小时后,他喝了口水,坐到了我们身边,但很快又起身而去……当天的采访就这样在断断续续中进行。

  在王安胜忙碌的时候,我们略微做了下统计,9:45—10:15半个小时中,有近30名学生前来办事,平均1分钟来1个人。王安胜说,这不算多,业务最高峰时,一天要接待两三百个学生。从2011年3月1日启用至今,学生事务大厅约已接待学生和来访电话46000多次。

  正说话间,一个学生急冲冲地走进办事大厅。“老师,能用您这儿的电脑上下网吗?”这位通信工程系2011级研究生着急地解释道,“我同学正在广州应聘,但四六级证明丢了,必须在今天之内开好证明并传给他。刚才跑了三家村几个打印店,都不提供上网服务……”闻毕,王安胜二话没说,马上将同学引至自己电脑前。

  在送走该同学后,王安胜再次在我们身边坐下,“学生事务大厅就是为学生办实事的窗口。我常跟在这儿做助理的学生说,我们多说些、说细些,学生就能少跑些;我们多做些、做实些,就会给学生更多便利。”

  全处“动作”:在党的群众路线教育实践活动中,学生处已深入22个学院、研究院调研。新出台《厦门大学心理健康教育三级网络工作实施办法》等4项文件,正在制定或修订《厦门大学学生住宿管理与服务办法》、《厦门大学住宿学生利益诉求发现和沟通机制》等8项文件,拟出台《厦门大学辅导员队伍建设方案》等5项文件。


地点:教务处学务科
时间:9月23日下午

  走进教务处时,已是下午四点多,前来学务科的同学仍络绎不绝。看到我们,学务科副科长陈均宇边接过学生递过来的材料,边说,现在正是保研季节,学生们来办的大多是在学证明、推免生证明等材料。

  为了不影响陈均宇的工作,我们没有要求专辟时间采访,只是从旁记录他的工作状态。记录从17:00开始:

  17:00,为两名学生办理保研材料的盖章。陈均宇对办事学生详细解释说,“教务处网站首页有2014年推免生政策介绍,有校内的也有外校的,你们可仔细看下。”

  17:10,为两名学生办理在学证明材料的盖章,每人约有三四十份。

  17:20,为一名大四学生盖成绩单。陈均宇一边指着电脑上已打开的教务处网页,一边对这名跑了两趟的学生说,“你可能对流程还不太清楚,我们教务处网站上有一个办事指南,上面详细列出了各个事项的办事流程,你如果来前仔细看下,就不会跑两趟了。”

  17:26,为五名学生办理推免生材料盖章。期间,陈均宇对每一个学生提出的问题都予以了耐心、详细的解答。盖章完毕,陈均宇起身喊住要离去的同学,“对了,你们班级有建立QQ群吧?有的话,帮我刚才跟你们解释的政策和流程在群里广而告之下。”

  17:32,为一名学生办理四六级成绩证明盖章。

  17:40,为一名在我校人文学院就读的山东大学交流生办理加课手续。因系统里未能显示个人信息,这名女生一直未办成功。陈均宇帮忙登录了系统并进行查看,十分钟后,问题解决,该生成功添加了“野外生存”、“博物馆学概论”、“法国年鉴学派述评”三门课,高兴地离去。

  17:50,接听来电,解答关于推免生政策的咨询。

  18:05,接听来电,解答关于推免生名额的问题。

  18:12,电话铃再次响起。我们向接起电话的陈均宇挥挥手做了告别。

  ……

  全处“动作”:在党的群众路线教育实践活动中,教务处明确提出“太阳落山”原则、零时间响应原则、三米微笑原则、感动师生原则,提高服务质量和工作效率。梳理现有规章管理制度,优化教务流程,并针对2013级新生编印《学生管理手册》和《新生学业导航》。在新的教务管理系统设立“网络意见反馈”。


地点:人事处职称科
时间:9月26日下午

  在党的群众路线教育实践活动中,人事处提出,“不仅要脸好看,门好进,而且要办成事、办好事”。今年7月以来,该处陆续出台一批涉及教授治学、资源配置、人事管理与分配等方面的改革方案和政策规定。

  26日下午,当我们走进该处职称科时,科里的三位工作人员正在忙着有关政策的解释和材料的审核工作。

  该科副科长叶又菁说,“这几天还算好的了,在专业技术职务聘任组织和聘任程序改革方案刚出台的7月底及本学期开学初,电话真是被打爆。”

  叶又菁介绍说,这几天,全科正在抓紧时间做聘任组织的工作,只有这个前提工作做好了,才能开始做教师职务高聘。“目前,学院名单快报齐了,国庆节前应该能全部收齐。”

  “那国庆节能休假吗?”

  叶又菁笑答:“这要看工作情况,现在还不敢肯定”。

  临走前,我们瞟了眼放在叶又菁桌子上的一本工作日记,其中,8月底的一天,密密麻麻地列了19项内容:教育部人事司调研课题、人事秘书培训PPT、国际学院信息实施细则发文、外语面试条例、岗位级别发文…… 

  全处“动作”:在党的群众路线教育实践活动中,人事处召开调研座谈70余场,起草制定了新一轮定编定岗方案、学术委员会章程等8项重要人事制度改革方案,理清、优化部门主要业务办事流程62项。

  

  (宣传部  李 静  陈瑶华)


【随手拍】

  ①教务处办公室门口张贴的《2014年推免生工作有关说明》,其中划红线一句为“希各周知,祝同学们顺利成为推免生”。简单的一句话,让说明少了一份“硬”气,多了一丝温暖。 

  ②学生事务大厅墙上张贴的各类办事手续流程,涉及就业手续、学生证件、证明手续、审批手续、咨询五大类近50项服务。

  ③学生处教育科办公室墙上悬挂的工作执行力“座右铭”。    

  ④资产与后勤事务管理处办公室门口的征求意见箱。

  

  (宣传部  李 静  陈瑶华)

  (“我的走访日记——党的群众路线教育实践活动系列报道”新闻线索电话:2187323,曾老师;邮箱:xdtk@xmu.edu.cn。)