学校办公室服务指南

学校办公室工作职责

科室/岗位姓名办公地点办公电话科室/岗位职责办事流程
综合文秘1杨  扬嘉庚主楼17楼学校办公室2187282▪负责做好校长办公会议相关工作,包括会议记录、会议纪要起草以及人员通知等;
▪协助办公室负责人起草学校及本部门行政工作报告、计划、总结等综合性文稿;
▪负责起草校领导和办公室负责人交办的各类公文,包括通知、请示、报告等;
▪负责复核学校名义发布各类公文,替补做好学校各部门事项性请示、报告的登记、流转等工作;
▪负责编制每周校级会议安排表,并协助办公室负责人做好会议的组织通知等会务工作;
▪配合做好学校大型活动和会议秘书工作,如校庆、党代会等全校性会议;
▪协助联系附属学校有关工作;
▪完成领导交办的其他工作。
学校发文流程图
综合文秘2蒲晓业嘉庚主楼17楼学校办公室2188577▪负责校内公文的周转,包括公文登记、初审、送审以及反馈等;
▪负责以学校名义发文的审核、整理与发布等;
▪负责起草校领导和办公室负责人交办的各类公文及礼节性文稿,包括通知、请示、报告、会议纪要、贺信、唁电等;
▪协助做好学校大型活动和会议的文秘工作,如校庆、开学典礼、毕业典礼、党代会等全校性会议的主持词、讲话稿等起草工作;
▪承担领导交办和同事委托的其他文秘工作和其他工作。
校内公文办理流程图
公文发文流程图
信息信访办公室唐拥华嘉庚主楼17楼学校办公室2183365▪承担向上级部门、信息直报单位的信息报送工作;
▪承担信访工作、“校领导接待日”的组织工作;
▪承担综合文稿的起草工作(侧重党委工作);
▪承担校级奖教金、奖学金的设奖、评奖、颁奖工作;
▪承担校园稳定及突发事件应急处理工作。协助处理校维稳办、校防台办的日常工作,协助处理涉及校园安全稳定的各类突发事件;
▪承担学校信息公开、党务公开工作;
▪完成领导交办的其他任务。
厦门大学信访工作规定
厦门大学校领导接待日实施办法(试行)
用印室陈爱华嘉庚主楼17楼学校办公室2188599▪负责学校党政公章和领导私章的管理和使用;
▪负责学校印章的刻制申请、启用手续;
▪负责公文资料的归档工作;
▪负责学校对口支援和定点扶贫的协调、联络、接待、信息报送等工作;
▪办理学校组织机构代码证和事业单位法人证书的年检;
▪完成领导交代的其他任务。
公文类用印流程
证书、聘书、证件类用印流程
学生出国成绩单、英文学历、学位证书用印流程
学校印章的刻制、启用和印章更换的重新刻制手续
文印室叶佳佳嘉庚主楼17楼学校办公室 ▪负责按时保质保量地完成全校性的公务文印工作(原则上文印室只承担学校对公业务,不接受校内个人或其他单位业务)。打印的材料力求做到无差错,字迹清晰、整洁美观,符合文稿格式,不积压、不丢失;
▪负责全校的各类公文、政策调研、专报专阅、信息参考、部门行文编号等文稿及大型会议活动材料的打印、印刷、装订工作;
▪严格执行保密制度,遵守保密纪律,凡尚未公布的事项概不外传,所有打印、复印文稿均须妥善保管。做好各类文稿电子文档的存档、备份工作,定期处理和销毁打印废件以及过期文档;
▪负责文印室办公耗材的整理、补充以及机器设备的维护、保养工作,保证文印室工作的正常运转;
▪完成领导交办的其他任务。
 
综合办接待岗贺文英
林嘉斌
嘉庚主楼17楼学校办公室2188585
2187733
▪负责学校大型活动、重要会议的筹备、组织与协调;
▪负责学校的接待和对外联络工作;
▪协调安排校党政领导的公务活动;
▪承担学校办公室的部分行政工作,如学校总值班室工作安排、车队管理、学校礼品管理、学校办公室账务管理、主楼会议室和物业的管理工作;
▪完成领导交办的其他任务。
 
督查督办室张胜强嘉庚主楼17楼学校办公室2180092▪围绕学校年度重点工作任务和学校作出的重大决策部署开展工作,抓好督促落实,及时向领导反馈落实、开展和完成情况;
▪负责学校重要文件精神和校党委常委会议、学校办公会议、专题会议和其他重要会议等决议事项落实情况的督查督办工作;
▪负责校领导有关重要批示、重要交办事项和确立的督查事项的督查督办工作;
▪负责处理群众来信来访及从其他渠道了解到的事关重大、需要查办的问题,并及时上报相关领导;
▪根据校领导对师生员工反映情况处理的批示意见,转送有关部门进行处理、落实,并及时反馈落实、开展和完成情况;
▪负责拟订督查督办相关工作制度和工作规划;
▪负责编印《督查简报》、《督查专报》等;
▪完成领导交办的其他任务。
 
信息中心范光胜嘉庚主楼17楼学校办公室2182235▪负责学校办公自动化系统的建设、管理和维护工作;
▪负责校领导和学校办公室现代办公设备的管理和维护工作;
▪负责教育部、省市有关部门的公文信息交换系统的维护工作;
▪负责教育部视频会议系统的管理和维护;
▪协助学校保密办公室处理信息安全保密相关事宜;
▪协调处理学校主页建设相关事宜;
▪协调处理学校信息化建设相关事宜;
▪协调处理学校相关统计工作事宜,包括综合统计、经济普查、人口普查等;
▪配合做好学校大型活动和会议的相关技术保障事宜;
▪完成领导交办的其他任务。
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机要室叶清洁嘉庚主楼17楼学校办公室2182236▪负责有关文件和相关单位公函的收发、传阅、登记和管理。按时做好有关文件的清退、销毁工作;  
▪负责对外来文件的校领导及各部处传阅工作,根据批示,及时将领导批示文件和函件转送有关部门和人员阅办;  
▪负责有关信件及档案的传递工作;
▪承担学校办公室工会的事务性工作;
▪完成领导交办的其他任务。
 
法律事务办公室刘  宁嘉庚主楼17楼学校办公室2187285▪参与学校重要规范性文件的制定工作,定期或不定期清理学校规范性文件并及时予以修改或废止;
▪参与学校重大项目的前期调研和法律论证工作,并提出有关法律意见或建议;
▪起草、审查或修改以学校名义签署的合同、协议等法律文件;
▪负责协调、处理学校诉讼、仲裁案件;
▪参与突发事件的处理;
▪配合有关部门开展学校法制宣传教育工作;
▪负责学校法治建设方面的对外联络工作。